Contraint au télétravail à cause du coronavirus ? Heureusement, la visioconférence permet aux salariés de continuer à faire des réunions à distance et "à faire tourner l'entreprise". Cependant, pour les managers qui n'en auraient pas encore l'habitude, il faut savoir qu'une visioconférence ne s'anime pas comme une réunion traditionnelle. Les contraintes liées à la technique et à la distance supposent un mode opérationnel spécifique.
Les visioconférences, comme les réunions, restent soumises à certains codes pour que tous les participants puissent se sentir à l’aise et donner une image professionnelle. Voici quelques règles de bienséance…
- Quelques jours avant, il faut envoyer par mail à tous les intervenants une convocation qui rappelle l’heure et la date du rendez-vous, les modalités d’accès, l’ordre du jour, ainsi que les choses éventuelles à préparer.
- Lorsque la réunion concerne plusieurs pays, il faut également mentionner la langue qui sera utilisée.
- La veille, l’animateur doit envoyer un second message pour rappeler à tout le monde le rendez-vous.
- Dans ce mail, il faut aussi préciser l’ordre de passage des interlocuteurs et le scénario complet de la conférence, avec à chaque fois le timing estimé pour chaque intervenant et chaque sujet abordé.
- Le jour J, l’animateur doit soigner le décor et veiller par exemple à ce qu’il n’est pas à contre-jour.
- Quelques minutes avant le début, il est conseillé d’effectuer une dernière répétition pour s’assurer que le dispositif technique fonctionne bien. Mieux vaut prévoir une assistance technique au moins 30 minutes avant le démarrage et pendant la première demi-heure de la réunion. Comme cela, si l’un des intervenants rencontre un problème, l’animateur n’aura pas à le gérer.
- La conférence doit démarrer à l’heure, par respect pour les intervenants. Les retardataires prendront le train en marche.
- Pour commencer, l’animateur doit inviter chaque personne à se présenter. Cette présentation rapide va permettre de créer du lien entre les participants.
- La présentation terminée, l’animateur doit ensuite fixer les règles du jeu. La plupart des solutions de visioconférence invitent aujourd’hui les participants qui veulent intervenir ou poser une question à s’adresser d’abord à l’animateur pour ne pas perturber le bon déroulement des échanges.
- Pour éviter que la conférence parte dans tous les sens, il faut également faire respecter les temps de parole et l’ordre du jour.
- Dernier point, une visioconférence demandant de la concentration et du calme. Mieux vaut ne pas dépasser une heure et demie de réunion afin de conserver des échanges de qualité.
Les attitudes négatives à proscrire :
- Ne pas être ponctuel,
- S’installer bruyamment devant votre poste tout en dérangeant l’assistance. Au contraire, faites comme si vous entriez dans un studio de télévision.
- Ne pas fermer la sonnerie de votre cellulaire le temps de la conférence,
- Gérer vos mails ou envoyer des SMS en faisant semblant d’écouter,
- Utiliser exagérément votre ordinateur personnel tout en produisant du bruit avec votre clavier,
- Porter une tenue non adapté à un contexte professionnel,
- Ne pas soigner votre arrière-plan : évitez de laisser dans le champ de vision un téléviseur allumé, des affaires non rangées ou une chaise longue qui semble avoir été utilisée récemment. Cela pourrait laisser planer des doutes sur votre définition du télétravail,
- Couper brusquement la parole d’un intervenant sans être autoriser à parler,
- Utiliser un langage exagéré pour faire valoir votre point de vue,
- Diverger sur un sujet qui n'a rien à voir pour exposer votre propre point de vue au risque de faire dévier l’objet de la réunion en quelques secondes,
- Pomper l'énergie de la conversation en expliquant pourquoi rien ne peut être fait,
- Parler dans un environnement bruyant,
- Chuchoter avec d’autres personnes autour de vous en oubliant de désactiver votre micro,
- Laisser un invité indésirable perturber la réunion (animal de compagnie, enfants…),
- Briller par votre passivité en vous abstenant de donner votre véritable opinion par crainte d’offenser vos collègues,
- Se cacher en désactivant votre caméra.
Sources :
- studyrama.com
- lemondeinformatique.fr
- agence-everest.com
- confluence.uqtr.ca
- capital.fr
