Rien de plus désagréable pour votre interlocuteur que de lire un e-mail rempli d'erreurs et de fautes d’orthographe. Malheureusement, ce type de bévue peut avoir de fâcheuses conséquences dans votre vie professionnelle. Voici quelques erreurs les plus courantes en matière de mail professionnel.
Bâcler l’objet du message dans un mail professionnel
Plus votre interlocuteur est occupé, plus il vous lira vite. Mal ou ne pas remplir la case « objet » est une grosse erreur. Un mail professionnel sans objet clair a toutes les chances de ne pas être lu. Pour vous faire remarquer : choisir un ou deux mots-clés précis, incitatifs et informatifs. L’idée est de donner envie au lecteur d’ouvrir votre email.
Se tromper de formule de politesse en tête d’email
Pour un premier contact il faut privilégier "Monsieur/Madame" et une fois le contact établi, la formule "Chère monsieur/chère madame" garde sa structure respectueuse tout en montrant au destinataire nous importe plus que d'autres.
«Cher Monsieur» ou «Cher monsieur» ?
On met une majuscule de position à madame, monsieur lorsqu’ils commencent une ligne, par exemple dans une adresse, dans une signature ou sur une carte professionnelle. La forme correcte est : «Cher Monsieur.» La capitale induit ici une déférence. À l’inverse «madame, monsieur ne prendront pas de majuscule initiale dans le corps d’un texte, et notamment si le titre sera accompagné du nom de la personne, mais qu’on ne s’adressera pas à elle. De même, on s’abstiendra de mettre une capitale lorsqu’on parlera de personnes sans employer leur nom. Idem «lorsqu’on emploiera ces mots précédés d’un article ou d’un démonstratif. À noter que l’on gardera une majuscule initiale à madame et monsieur lorsqu’on s’adressera directement aux personnes concernées, dans l’appel et la salutation d’une lettre. Exemple: «Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments distingués.» Enfin, il faudra se rappeler que l’abréviation française de «Monsieur» est «M.». La forme «Mr» est un raccourci anglais de «Mister».
Ne pas relire son mail et d'en corriger les imperfections
Une faute de frappe passe. Une grossière erreur grammaticale, moins. Pourquoi ne pas rédiger vos mails sous Word ? Même si le logiciel ne corrige pas toutes les fautes, il en souligne beaucoup.
Les fautes d’orthographe et les erreurs de formulation les plus fréquentes dans nos messages électroniques. Voici quelques expressions très courantes :
La formule « Je vous prie d’agréer, …, l’expression de mes meilleurs salutations» est très utilisée. Mais, concrètement, on exprime des sentiments et non des salutations. Donc à éviter.
« Merci de me répondre », « merci d’avance » : Toutes ces formules sont très cavalières. On ne remercie pas quelqu’un d’avance mais on le remercie pour des choses qui ont été faites.
Je « transfert » : On confond souvent le nom commun « transfert » et le verbe du 1er groupe « transférer », qui se construit pour sa part avec un « e » à la première personne du singulier. Pour être correct, on doit écrire : « Je transfère ».
« Je reviens vers vous » La formule est correcte mais il faut que celle-ci soit suivie d‘une formulation concrète : « Je reviens vers vous d’ici (une date précise) »
Comme convenu / comme convenue: Même apposé à un nom féminin, « comme convenu » est toujours invariable et ne prend jamais de « e ».
Entretien / entretient : Il ne faut pas confondre le nom et le verbe. Le nom « entretien » sans « t » décrit un échange ou un « entretien d’embauche ». Le verbe conjugué à la troisième personne du singulier « entretient » est utilisé lorsqu’il s’agit de faire l’action d’entretenir quelque chose.
Parmi / parmis : Attention à ne pas être induit en erreur par le mot « hormis » qui finit lui par un « s ». On n’écrit jamais « parmi » avec un « s ». C’est une préposition et il est invariable.
On écrit « un fonds » pour parler d’un « capital » (« fonds social, fonds de réserve »...) et un « fond » pour décrire celui d’une poche.
On orthographie toujours « chiffre d’affaires » avec un « s » final.
Attention enfin aux mots qui ne doublent pas leur consonne: « acompte », « apercevoir », « omission »...
Evitez d'écrire « example » avec un « a » comme en anglais ! En français, « exemple » s’écrit toujours avec un « e » !
Je vous envoie / envoi / envois
Le verbe « envoyer » étant un verbe du premier groupe, on écrira toujours à la première personne du singulier « j’envoie » avec un « e ». « Envoi » sans « e » est un nom (« un envoi ») et peut être au pluriel : « des envois ».
Je vous joins / je vous joint
On écrira toujours « je vous joins » avec un « s ». « Joint » avec un « t » est la conjugaison de la troisième personne du singulier (« il joint »).
y a t-il / y a-t-il / y-a-t-il
On ajoute un « t » euphonique dans les formules interrogatives pour faciliter la prononciation et éviter que deux voyelles se suivent. On écrira donc « y a-t-il ».
en terme de / en termes de
On n’écrit jamais « en termes de » sans un « s ». Il y a en effet toujours plusieurs « termes » dans l’usage de cette expression.
Nous avons / sommes convenu que ?
Le verbe convenir, quand il signifie « correspondre aux besoins, aux goûts, aux aptitudes de quelqu’un », se construit avec l’auxiliaire avoir ; on dit "Jusque-là cette fonction m’a convenu." Mais quand convenir signifie « décider, arrêter d’un commun accord », il se construit avec l’auxiliaire être. Employer avoir dans ce cas est une faute qu’il faut éviter.
La négation avec l’infinitif
Quand on utilise la négation avec l’infinitif, il faut placer le “pas” devant le verbe.
On écrit : "Il est important de ne pas parler fort !"
On n'écrit pas : "Il est important de ne parler pas fort !"
Ne pas maîtriser le champ « Cci »
Que ce soit à ses clients ou à son carnet d’adresses tout entier, tout le monde envoie, ponctuellement, des mails collectifs. En revanche, il est aujourd’hui impardonnable de laisser apparaître le nom de tous ses destinataires dans son message ! Écrire les adresses dans le champ « Cc » au lieu du champ « Cci » est le signe d’une grave légèreté. Le recours au Cci semble d'autant plus s'imposer que le nombre de destinataires est important : cela évite de voir les messages plombés par une interminable liste de destinataires ; bien évidement, il est nécessaire en revanche de préciser dans le message à qui il est envoyé.
Se tromper de destinataire dans un mail professionnel
Ce sont des choses qui arrivent. On tape la première lettre d’un nom et… on valide le mauvais destinataire. Ce sont des erreurs que l’on vous pardonnera vite. À condition d’envoyer très vite un petit mot d’excuse derrière.
Utiliser une ponctuation excessive
La ponctuation française a un sens. Des points d’exclamation à outrance, par exemple, peuvent être interprétés comme un signe d’agressivité. On ne sait pas toujours comment le ton du mail sera compris.
Rédiger un long mail professionnel
Vous pouvez configurer la longueur des lignes de vos mails sur votre ordinateur. C’est une bonne idée car les lignes trop longues fatiguent l’œil. Pour faciliter cette lecture, il faut la rendre agréable. Cela passe par l’aération du texte, les sauts de lignes, la concision de son information, etc.
Recourir à la formule de politesse inappropriée
Entre une marque de familiarité excessive et une formule de politesse ampoulée, il faut trouver la bonne mesure. « Cordialement » est un peu sec. Avec « Bien à vous » ou « Bien à toi », on se trompe rarement.
Inverser du sens dans les formules de politesse
Une autre erreur banale concerne l'inversion du sens dans les formules de politesse du genre "salutations ou sentiments distingués/respectueux". C'est le supérieur hiérarchique qui "distingue" son subordonné parmi les autres ; celui-ci doit utiliser la formule "respectueux/respectueuse(s). Si l'on utilise "salutations distinguées", par exemple, cela veut dire qu'on se situe, hiérarchiquement parlant, comme "supérieur" à son destinataire, ce qui, dans certains cas, peut être un manque de politesse, ou de savoir vivre.
Rater sa sortie dans un mail professionnel
La signature d’un mail professionnel est importante. Elle habille votre mail et doit être esthétique. En effet, elle doit comprendre l’ensemble des informations nécessaires à votre interlocuteur pour pouvoir vous recontacter sur différents canaux, en fonction de votre métier, numéro de téléphone, adresse postale.
